ทุกวันนี้ หลายคนอาจไม่ค่อยได้เขียนจดหมายแบบทางการกันแล้ว เพราะการสื่อสารผ่านแชตหรืออีเมลสะดวกและรวดเร็วกว่า แต่รู้ไหมว่า ทักษะการเขียนจดหมายกิจธุระ ก็ยังจำเป็น โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ต้องใช้ภาษาทางการ เช่น การติดต่อครู อาจารย์ หรือหน่วยงานต่าง ๆ

ในวันนี้ ALTV จะพาทุกคนมาทบทวนส่วนประกอบสำคัญของจดหมายกิจธุระ ว่ามีอะไรบ้าง เขียนอย่างไรให้ดูสุภาพ ถูกต้อง เพื่อการสื่อสารได้อย่างมืออาชีพและน่าเชื่อถือ ซึ่งเป็นสกิลที่ยังจำเป็นอยู่ในโลกการทำงานปัจจุบัน

จดหมายกิจธุระ คืออะไร

คือจดหมายสำหรับการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ ระหว่างบุคคลถึงบุคคล หรือบุคคลถึงองค์กรใดองค์กรหนึ่ง โดยมีจุดประสงค์เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับธุรกิจ การสอบถาม การเสนอสินค้าและบริการ ฯลฯ เน้นประโยชน์ในการดำเนินงานเป็นหลัก

ลักษณะของจดหมายกิจธุระ

• มักขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน…” และลงท้ายด้วยคำว่า “ขอแสดงความนับถือ”

• มีการระบุสิ่งที่จำเป็นและเนื้อหาสมบูรณ์ครบถ้วน เช่น สถานที่ รายระเอียด เวลา ตำแหน่ง

• ใช้ภาษาเป็นทางการ กระชับได้ใจความ

• มีความสุภาพ ทั้งการใช้ภาษา การจัดเรียงย่อหน้ากระดาษที่เป็นระเบียบ หรือการพิมพ์ลงในกระดาษที่สะอาดเรียบร้อย

• ใช้ซองหรือกระดาษสีไม่ฉูดฉาด และขนาดมาตรฐาน

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ

แม้ว่าจุดประสงค์ของจดหมายกิจธุระจะมีหลากกลาย ก็ต้องมีส่วนประกอบที่เหมือนกัน ได้แก่ ส่วนต้น ส่วนกลาง ส่วนท้าย

ส่วนต้นของจดหมายกิจธุระ

• หัวจดหมาย คือส่วนของชื่อและที่อยู่ขององค์กร สังกัด หรือบุคคล อยู่ในส่วนของมุมขวาของกระดาษ

• ลำดับที่ของจดหมาย มักเป็นอักษรย่อของหน่วยงาน ตามด้วยเลขที่เลขบอกลำดับที่ของจดหมายและตามด้วยปี พ.ศ. เช่น ที่ ๕/ ๒๕๖๕

• วัน เดือน ปี วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมาย โดยไม่ต้องเขียนคำว่า วันที่ เดือน ปี เช่น ๖ กรกฎาคม ๒๕๖๕

• หัวเรื่องจดหมาย จุดประสงค์ของจดหมายฉบับนั้น ๆ มักใช้คำสั้น กระชับ เข้าใจได้ทันที

• คำขึ้นต้นจดหมาย ต้องใช้คำว่า “เรียน….” และตามด้วย ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง ของผู้รับ

• สิ่งที่แนบมาด้วย ระบุสิ่งที่ผู้ส่งแนบมากับจดหมายฉบับนั้นด้วย เช่น กำหนดการ เอกสารประกอบการประชุม ฯลฯ

ส่วนกลางของจดหมายกิจธุระ

• เนื้อหาจดหมาย เนื้อหาหลักและใจความสำคัญของจดหมาย หากเนื้อหายาว มักแบ่งออกเป็น 2 ย่อหน้า

• เนื้อหาย่อหน้าแรก บอกถึงสาเหตุของการเขียนจดหมาย มักขึ้นต้นด้วยคำว่า เนื่อง, เนื่องด้วย, เนื่องจาก, เนื่องใน

• เนื้อหาย่อหน้าที่สอง บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย มักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึงเรียนมาเพื่อ…” แล้วตามด้วยจุดประสงค์ เช่น เรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา เรียนมาเพื่อขออนุญาต เป็นต้น